Evidenţa persoanelor - reprezintă un sistem naţional de înregistrare şi actualizare a datelor cu caracter personal ale acestora, necesar cunoaşterii populaţiei, mişcării acesteia şi comunicării de date, în interesul cetăţenilor, al statului şi al instituţiilor publice.

Organizarea evidenţei persoanelor - evidenţa cetăţenilor români se face pe principiul locului de domiciliu al acestora, prin înscrierea lor în REGISTRUL NAŢIONAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR (R.N.E.P.) în cadrul SISTEMULUI NAŢIONAL INFORMATIC DE EVIDENŢA PERSOANELOR (S.N.I.E.P.).

R.N.E.P. reprezintă ansamblul datelor cu caracter personal ale cetăţenilor români, rezultate în urma procesării automate, într-o concepţie unitară, în scopul cunoaşterii numărului, structurii şi mişcării populaţiei pe teritoriul ţării;

Codul numeric personal (CNP) reprezintă un număr semnificativ ce individualizează o persoană fizică şi constituie singurul identificator pentru toate sistemele informatice care prelucrează date cu caracter personal privind persoana fizică.

Actul de identitate reprezintă documentul care se eliberează cetăţenilor români, şi care face dovada identităţii, a adresei de domiciliu şi după caz a adresei de reşedinţă; sunt acte de identitate: buletinul de identitate, cartea de identitate şi cartea electronică de identitate, aflate în termen de valabilitate;

Domiciliul reprezintă locuinţa la care titularul are locuinţa principală şi statornică, poate fi schimbat în mod liber, dar în acelaşi timp un cetăţean nu poate avea decât un singur domiciliu şi o singură reşedinţă.

Reşedinţa este adresa la care persoana fizică declară că are locuinţa secundară, alta decât cea de domiciliu.

ACTELE NORMATIVE CARE CONSTITUIE CADRUL JURIDIC ÎN MATERIE DE EVIDENŢA PERSOANELOR:

1) Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
2) Hotărârea Guvernului nr. 295/2021 pentru aprobarea Normelor Metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, precum şi pentru stabilirea formei şi conţinutului actelor de identitate, ale dovezii de reşedinţă şi ale cărţii de imobil;
3) Ordonanţa Guvernului nr. 69/2002 privind unele măsuri pentru operaţionalizarea sistemului informatic de emitere şi punere în circulaţie a documentelor electronice de identitate şi rezidenţă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
4) Hotărârea Guvernului nr. 1982/2004 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonanţei Guvernului nr. 69/2002 privind regimul juridic al cărţii electronice de identitate, precum şi a formei şi a conţínutului cărţii electronice de identitate, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
5) Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 82/2012 pentru modificarea şi completarea unor acte normative privind evidenţa persoanelor, actele de identitate ale cetăţenilor români, precum şi actele de rezidenţă ale cetăţenilor statelor membre ale Uniunii Europene şi Spaţiului Economic European rezidenţi în România, cu modificările şi completările ulterioare;
6) Legea nr. 248/2005 privind regimul liberei circulaţii a cetăţenilor români în străinătate, cu modificările şi completările ulterioare;
7) Hotărârea Guvernului nr. 220/2006 pentru aprobarea Normelor de lucru privind procurarea şi transmiterea în străinătate a certificatelor şi extraselor de pe actele de stare civilă, precum şi a datelor cu privire la domiciliul şi reşedinţa unor persoane,cu modificările şi completările ulterioare;
8) Ordonanţa de Guvern nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, cu modificările şi completările ulterioare;

9) Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 70/2009 pentru modificarea şi completarea unor acte normative privind taxe şi tarife cu caracter nefiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
10) Legea nr. 287/2009 privind Codul Civil, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Cartea I, Cap. III, Secţiunea a 3-a;

11)Ordonanța de Urgență nr. 41/2016 privind stabilirea unor măsuri de simplificare la nivelul administrației publice centrale și pentru modificarea și completarea unor acte normative, cu modificările şi completările ulterioare.

Pentru eliberarea unei noi cărți de identitate, în cazul modificării numelui și/sau prenumelui titularului, prenumelui părinților, a datei ori a locului de naștere, în situația schimbării sexului, și a preschimbării B.I., solicitantul prezintă documentele precizate mai jos, precum și hotărârea judecatorească rămasă definitivă și irevocabilă sau, după caz, actul administrativ în baza căruia s-au modificat datele de stare civilă.

a) Cererea tip pentru eliberarea actului de identitate;
b) actul de identitate, cu excepția cazului pierderii, furtului sau distrugerii actului de identitate;
c) certificatul de naștere, original și copie;
d) certificatul de căsătorie, în cazul persoanelor căsătorite sau al soțului supraviețuitor, original și copie;
e) certificatul/hotărârea judecătorească de divorţ definitivă/irevocabilă, după caz, original şi copie sau certificatul de naştere sau de căsătorie cu menţiunile aplicate care să dovedească statutul civil şi numele pe care solicitantul le are la data depunerii cererii pentru eliberarea actului de identitate;
f) certificatele de naştere ale copiilor cu vârsta de până la 14 ani, care îşi schimbă domiciliul împreună cu solicitantul actului de identitate;
g) extrasul de carte funciară sau documentul cu care se face dovada adresei de domiciliu, precum şi, după caz, cel cu care se face dovada adresei de reşedinţă, original şi copie; extrasul de carte funciară trebuie să fie obţinut cu cel mult 30 de zile anterior datei depunerii cererii şi poate fi prezentat şi în format electronic;

i) chitanța reprezentând contravaloarea cărții de identitate;

Dovada adresei de domiciliu se poate face cu unul dintre urmatoarele documente:

• • acte incheiate in conditiile de validitate prevazute de legislatia romana in vigoare, privind titlul locativ;
  • declaratia scrisa a gazduitorului, persoana fizica sau juridica, de primire in spatiu, insotita de unul dintre documente conform  aliniatului precedent;
  • declaratia pe propria raspundere a solicitantului, insotita de nota de verificare a politistului de ordine publica, prin care se certifica existenta unui imobil, faptul ca solicitantul locuieste efectiv la adresa declarata, pentru persoana fizica ce nu poate prezenta documentele prevazute la aliniatele anterioare;
    • pentru minorii si persoanele fizice puse sub interdictie, declaratia se da si se semneaza de catre parinti sau de catre reprezentantii lor legali;
  • documentul eliberat de primării, din care să rezulte că solicitantul sau, după caz, găzduitorul acestuia figurează înscris în Registrul agricol.
    • Declaratia de primire in spatiu a gazduitorului poate fi data in fata lucratorului din cadrul serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor, a politistului de siguranta publica, a notarului public ori a functionarului misiunii diplomatice sau oficiului consular al Romaniei.

Pentru eliberarea cărţii provizorii de identitate,  persoana fizică completează Cererea pentru eliberarea actului de identitate, la care anexează documentele pe care le poate prezenta pentru a face dovada numelui, stării civile, cetăţeniei române, a adresei de domiciliu, trei fotografii mărimea 3/4 cm, având la bază o bandă albă de 7 mm, precum şi documentul cu care face dovada achitării, în condiţiile legii, a chitanţei reprezentând contravaloarea cărţii de identitate provizorii.

Condiţii de eliberare a cărţii provizorii de identitate

1.Când persoana fizica nu poseda toate documentele necesare pentru eliberarea cartii de identitate;

2.În cazul cetatenilor români cu domiciliul în străinătate, care locuiesc temporar în România.În acest caz se vor prezenta:

• cererea pentru eliberarea actului de identitate cetăţenilor români cu domiciliul în străinătate şi reşedinţa în România;
• paşaportul, aflat în termen de valabilitate, care atestă statutul de cetăţean român domiciliat în străinătate, original şi copii ale filei informatizate şi ale filelor destinate aplicării vizelor şi ştampilelor autorităţilor de frontieră, precum şi copii ale aceloraşi file ale paşaportului străin, pentru situaţia în care solicitantul a intrat în ţară cu un document de călătorie emis de o autoritate străină;
• certificatul de naştere şi de căsătorie, după caz, eliberate de oficiile de stare civilă române, original şi copie;
• certificatul/hotărârea de divorţ, după caz, original şi copie;
• dovada adresei de reşedinţă din România, original şi copie;
• două fotografii mărimea ¾ cm, având la bază o bandă albă de 7 mm;
• chitanţa reprezentând contravaloarea cărţii de identitate provizorii;

Pentru cartea de identitate provizorie, termenul de valabilitate este de un an.

• Pentru înscrierea menţiunii de stabilire a reşedinţei în actul de identitate, persoana interesată se adresează serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor pe raza căruia locuieşte temporar, completând în acest sens Cererea pentru înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei, potrivit modelului, la care anexează următoarele documente:
  • actul de identitate în care urmează a se înscrie menţiunea de stabilire a reşedinţei;
  • documentul cu care se face dovada adresei de reşedinţă, original şi copie;

În situaţia în care solicitantul nu deţine un act privind titlul locativ, încheiat în condiţiile de validitate prevăzute de legislaţia română în vigoare, găzduitorul sau, după caz, reprezentantul său legal îşi va exprima consimţământul prin completarea rubricii corespunzătoare din Cererea pentru înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei, în prezenţa personalului serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor, sau printr-o declaraţie dată în faţa poliţistului de ordine publică, a notarului public ori a funcţionarului misiunii diplomatice sau oficiului consular al României.

• În situaţia în care găzduitorul nu se poate prezenta la serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor, declaraţia de primire în spaţiu poate fi consemnată la notarul public, la misiunea diplomatică sau oficiul consular al României din străinătate ori în faţa poliţistului de ordine publică din cadrul unităţii de poliţie pe a cărei rază teritorială este situat imobilul.

• La împlinirea vârstei de 14 ani, minorul, însoţit de unul dintre părinţi sau, după caz, de reprezentantul său legal, de persoana desemnată din cadrul centrului specializat aflat sub autoritatea serviciului public de asistenţă socială ori de persoana căreia i-a fost încredinţat în plasament, are obligaţia să solicite, în termenul prevăzut de lege, eliberarea cărţii de identitate, prezentând la ghişeul serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor următoarele documente:
  • Cererea pentru eliberarea actului de identitate, potrivit modelului, semnată de minor şi de una dintre persoanele prevăzute la alin anterior;
  • certificatul de naştere, cu care se face dovada cetăţeniei române, original şi copie;
  • actul de identitate al unuia dintre părinţi sau al reprezentantului legal, original, document cu care se realizează şi dovada adresei de domiciliu; în cazul în care părintele este cetăţean străin, dovada adresei de domiciliu se face cu permisul de şedere permanentă;
  • certificatul de căsătorie al părinţilor sau, după caz, hotărârea judecătorească, definitivă şi irevocabilă, în cazul în care părinţii sunt divorţaţi, original şi copie;
  • chitanţa reprezentând contravaloarea cărţii de identitate;
  • În situaţia în care părinţii au domicilii diferite, cererea pentru eliberarea actului de identitate se semnează de părintele la care minorul are domiciliul, în condiţiile legii.
  • Pentru minorul care, deşi a fost încredinţat prin hotărâre judecătorească unuia dintre părinţi, locuieşte statornic la celălalt părinte, se solicită declaraţia de consimţământ a părintelui căruia i-a fost încredinţat, din care să rezulte că este de acord ca în actul de identitate al minorului să fie înscrisă adresa la care acesta locuieşte statornic.
  • Declaraţia prevăzută la alin. anterior poate fi dată la ghişeu, în prezenţa personalului serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor, iar în situaţiile în care părintele nu se poate prezenta la ghişeu, declaraţia trebuie să fie autentificată la notarul public sau, după caz, la misiunea diplomatică a României din statul în care acesta se află.

Cazuri speciale

• Minorilor care la împlinirea vârstei de 14 ani se află internaţi în centre de ocrotire şi protecţie socială li se eliberează cărţi de identitate de către serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor pe a căror rază de competenţă teritorială funcţionează unităţile respective, la solicitarea scrisă a administraţiei acestor instituţii.
• În vederea eliberării actelor de identitate minorilor care la împlinirea vârstei de 14 ani se află internaţi în centre de ocrotire şi protecţie socială, personalul serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor colaborează cu administraţia instituţiilor de ocrotire şi protecţie socială, efectuează verificări în R.N.E.P. şi trimite invitaţii părinţilor minorului la adresa de domiciliu sau de reşedinţă la care aceştia sunt înscrişi în componenta locală a R.N.E.P.
• În situaţia în care părinţii minorului nu se prezintă la solicitarea scrisă a serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor, verificările privind identitatea şi adresa de domiciliu ale părinţilor sunt continuate în teren, de unitatea de poliţie la care este arondat imobilul de la adresa cu care aceştia sunt înscrişi în evidenţe.
• În cazul în care din verificările prevăzute la alin. anterioare  rezultă faptul că părinţii minorului sunt necunoscuţi, dispăruţi sau nu pot fi identificaţi, în actul de identitate al minorului, la rubrica „Domiciliu”, se înscrie adresa centrului de ocrotire şi protecţie socială.

În situaţia în care eliberarea primului act de identitate este solicitată după împlinirea vârstei de 18 ani, sunt necesare documentele următoare:

• Cererea pentru eliberarea actului de identitate, potrivit modelului ;
• certificatul de naştere, cu care se face dovada cetăţeniei române, original şi copie;
• chitanţa reprezentând contravaloarea cărţii de identitate;
• documentele prevăzute mai sus  precum şi următoarele:
  • declaraţia unuia dintre părinţi ori a unei terţe persoane, din care să rezulte faptul că identitatea declarată în cererea de eliberare a actului de identitate, coroborată cu imaginea preluată ori cu fotografia ataşată cererii, aparţine solicitantului;
  • documentul cu care se face dovada adresei de domiciliu, original şi copie.
• Declaraţia se dă în prezenţa personalului serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor care primeşte cererea de eliberare a actului de identitate.

• Persoanele care au dobândit/redobândit cetăţenia română depun cererea pentru eliberarea primului act de identitate la serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor pe raza căruia locuiesc, unde prezintă următoarele documente:
  • certificatul constatator eliberat de Ministerul Justiţiei ori de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României în străinătate, original şi două copii;
  • certificatele de stare civilă ale solicitantului, naştere şi căsătorie, dacă este cazul, precum şi cele ale copiilor săi cu vârsta mai mică de 14 ani, care dobândesc cetăţenia română împreună cu părinţii, original şi copie;
  • în vederea obţinerii certificatelor de stare civilă româneşti, se solicită transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate la Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Sectorului 1 al Municipiului Bucureşti;
    • documentul cu care se face dovada adresei de domiciliu, original şi copie;
    • un document cu fotografie, cu care solicitantul poate face dovada identităţii, respectiv: paşaport, permis de conducere sau act de identitate străin, original şi copie;
    • chitanţa reprezentând contravaloarea cărţii de identitate;
• La eliberarea actului de identitate, persoana în cauză va preda permisul de şedere eliberat de Autoritatea pentru străini, pentru a fi remis structurii emitente împreună cu una dintre copiile certificatului constatator eliberat de Ministerul Justiţiei ori de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României în străinătate;
• În situaţia în care persoana nu mai deţine permisul de şedere, i se solicită o declaraţie privind condiţiile în care a pierdut ori i-a fost furat documentul, care se transmite structurii emitente a permisului.

• Cetăţenii români cu domiciliul în străinătate care doresc să-şi schimbe domiciliul în România se prezintă la serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor pe a cărui rază teritorială este situat imobilul unde îşi stabilesc domiciliul, unde depun Cererea pentru eliberarea actului de identitate ca urmare a schimbării domiciliului din străinătate în România, potrivit modelului, împreună cu documentele cu care face dovada identităţii, cetăţeniei, domiciliului, precum şi:
  • paşaportul românesc valabil sau expirat, cu menţionarea statului de domiciliu, în original şi copia filei conţinând date personale sau certificatul de cetăţenie română, original şi copie;
  • actul de identitate şi/sau paşaportul, eliberat/eliberate de către autorităţile străine, în original şi copie;
  • chitanţa reprezentând contravaloarea cărții de identitate.
  • Certificatele de stare civilă prezentate de solicitant trebuie să fie emise de oficiile de stare civilă române, iar pentru hotărârile judecătoreşti privind statutul civil al titularului, pronunţate în străinătate şi învestite cu formulă executorie, se prezintă copii traduse şi legalizate.
  • Solicitanţii a căror naştere sau căsătorie nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă române vor solicita transcrierea certificatelor de stare civilă obţinute în străinătate, atât pentru ei, cât şi pentru copiii minori.
  • În situaţia în care numai unul dintre părinţi îşi schimbă domiciliul din străinătate în România, împreună cu copiii minori, este necesar consimţământul celuilalt părinte, dat în formă autentică la notarul public, sau copia hotărârii judecătoreşti prin care copiii au fost încredinţaţi părintelui care îşi schimbă domiciliul în România, situaţie în care se depune copie a hotărârii judecătoreşti rămase definitivă, irevocabilă, învestită cu formulă executorie, conform paragrafului de mai sus.

La înregistrarea naşterii în registrele de stare civilă, persoanei fizice i se atribuie un cod numeric personal (CNP);

• C.N.P. este alcătuit din 13 cifre, având următoarea structură:
  • o parte semnificativă, alcătuită din 7 cifre, care exprimă sexul, secolul şi data naşterii, sub forma SAALLZZ, având următoarea semnificaţie:
  • S reprezintă sexul şi secolul în care s-a născut persoana şi poate fi:
    • 1 pentru persoanele de sex masculin născute între anii 1900-1999;
    • 2 pentru persoanele de sex feminin născute între anii 1900-1999;
    • 3 pentru persoanele de sex masculin născute între anii 1800-1899;
    • 4 pentru persoanele de sex feminin născute între anii 1800-1899;
    • 5 pentru persoanele de sex masculin născute între anii 2000-2099;
    • 6 pentru persoanele de sex feminin născute între anii 2000-2099;
  • AALLZZ reprezintă data naşterii şi cuprinde
    • ultimele două cifre ale anului naşterii (AA),
    • luna naşterii, cu valori între 01 şi 12 (LL),
    • ziua naşterii, cu valori între 01 şi 28, 29, 30 sau 31, după caz (ZZ);
  • parte secvenţială, formată din 5 cifre sub forma JJNNN, cu următoarea semnificaţie:
    • JJ reprezintă secvenţa atribuită judeţului sau sectorului în care s-a născut persoana ori în care avea domiciliul sau reşedinţa în momentul acordării C.N.P.;
    • NNN reprezintă un număr de secvenţă (între 001 şi 999), repartizat pe puncte de atribuire, prin care se diferenţiază persoanele de acelaşi sex, născute în acelaşi loc şi cu aceeaşi dată de naştere (an, lună, zi);
  • cifră de control (C) atribuită de calculator, care permite depistarea eventualelor erori de înlocuire sau inversare a cifrelor din componenţa C.N.P;

Un nou C.N.P. se atribuie aceleiaşi persoane în una dintre următoarele situaţii:

• C.N.P. se preia din listele precalculate, emise potrivit legii, şi se înscrie în actul de naştere de către structurile abilitate.
• actul de naştere a fost rectificat, fiind modificate datele care intră în structura C.N.P.;
• rubrica din certificatul de naştere în care se înscrie C.N.P. a fost completată eronat;
• C.N.P. a fost atribuit greşit;
• solicitantul şi-a schimbat sexul;
• există neconcordanţe privind C.N.P.

Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al judeţului Bistriţa-Năsăud eliberează la cerere, adeverinţe pentru cetăţenii români cu domiciliul/reşedinţa pe raza judeţului Bistriţa-Năsăud, cu privire la:

• Datele cu care aceştia figurează în RNEP;
• Istoricul de domicilii/reşedinţă
• Istoricul actelor de identitate
• Comunicarea atribuirii/modificării CNP

Adeverinţele vor fi utilizate numai pentru a face dovada datelor înscrise pentru instituţii/persoane juridice de pe teritoriul ţării (exemple: Programul de reînnoire a parcului auto, casa de pensii, serviciul paşapoarte, etc).

• Pentru obţinere adeverinţă date din evidenţă, se depun următoarele:
• Cerere
• Copie act identitate (se va prezenta şi originalul, pentru conformitate);
• La sediul SPCEP al judeţului Bistriţa-Năsăud se va achita o taxe în cuantum de 1 leu pentru furnizări de date;
• Observaţii:  pentru înscriere, atribuire CNP, cererea nu se taxează.

• Cerere pentru eliberarea actului de identitate
• Cerere pentru eliberarea actului de identitate ca urmare a schimbării domiciliului din străinătate în România
• Cerere pentru înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei
• Cerere pentru eliberarea actului de identitate cetățenilor români cu domiciliul în străinătate și reședința în România

Contravaloarea cărţii de identitate este de 7 lei.

Contravaloarea cărţii de identitate provizorii este de 1 leu.

Scutiri de taxe:

• In cazul in care, in conditiile legii, se schimba denumirea unor unitati administrativ-teritoriale sau se aproba reorganizarea ori trecerea in alt rang a unei unitati administrativ-teritoriale, precum si in situatia in care se schimba denumirea strazilor sau se renumeroteaza imobilele, cheltuielile pentru schimbarea cartii de identitate si a celorlalte documente prevazute de prezenta ordonanta de urgenta se suporta din bugetele unitatilor administrativ-teritoriale respective.
• Pentru eliberarea actelor de identitate persoanelor retinute sau arestate care nu poseda asemenea documente si care nu dispun de mijloace financiare, precum si persoanelor cu handicap si celor fara venituri, seful serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor poate acorda scutire de la plata cheltuielilor de producere si eliberare a actelor de identitate.
• Se excepteaza de la plata cheltuielilor de producere si eliberare a actelor de identitate persoanele care sunt victime ale calamitatilor naturale, incendiilor sau ale altor dezastre si care declara pe propria raspundere, la serviciul public comunitar de evidenta a persoanelor in a carui raza teritoriala domiciliaza ori isi au resedinta, faptul ca actul de identitate a fost pierdut, distrus sau deteriorat ca urmare a producerii unei astfel de situatii.